Vous arrive-t-il de vous sentir complètement épuisé à l’issue d’une réunion d’équipe ? Faites-vous parfois le constat que votre réunion d’équipe ne vous a mené nulle part ? Pensez-vous qu’un leader doit assumer tous les rôles de la réunion au point de faire exploser sa charge mentale ?
Si vous avez répondu oui à au moins une de ces questions alors cet article est fait pour vous. Nous vous partageons la méthode des Fonctions Déléguées d’Alain Cardon, une approche innovante qui peut transformer radicalement la dynamique des réunions d’équipe.
Les défis des réunions d’équipe traditionnelles
Les réunions d’équipe sont le cœur battant de toute organisation. Elles offrent un espace précieux pour la collaboration, le partage d’informations et la prise de décision. Cependant, malgré leur importance, de nombreuses réunions d’équipe sont souvent confrontées à divers défis qui compromettent leur efficacité et leur valeur ajoutée.
L’éternel défi du temps : L’un des défis les plus courants auxquels sont confrontés les managers et les dirigeants lorsqu’il s’agit de réunions d’équipe est la gestion du temps. Les agendas surchargés et les plannings serrés laissent souvent peu de marge de manœuvre pour des réunions longues et non productives. En conséquence, les réunions peuvent être pressées, les sujets importants survolés, et les décisions reportées à plus tard, ce qui compromet la capacité de l’équipe à progresser efficacement sur ses projets et objectifs.
Le piège de la dispersion : Une autre difficulté majeure est le manque de focus et de concentration pendant les réunions. Les discussions peuvent rapidement dévier de l’ordre du jour prévu, et les participants peuvent se retrouver à discuter de sujets périphériques ou à s’égarer dans des débats sans fin. Cette dispersion nuit à la productivité et à la pertinence de la réunion, laissant les membres de l’équipe frustrés et insatisfaits de leur expérience.
Les dynamiques de groupe : Les réunions d’équipe sont également confrontées à des défis liés aux dynamiques de groupe. Les personnalités dominantes peuvent monopoliser la parole, tandis que les membres plus réservés restent en retrait, réduisant ainsi la diversité des opinions et des idées exprimées. Les conflits non résolus ou les tensions sous-jacentes peuvent également perturber le déroulement de la réunion, créant un climat de méfiance et d’hostilité qui nuit à la collaboration et à la créativité.
Les lacunes de communication : Enfin, un défi majeur dans de nombreuses réunions d’équipe est les lacunes de communication. Les informations importantes peuvent être mal transmises ou mal interprétées, ce qui entraîne des malentendus et des erreurs de coordination. De plus, les décisions prises lors des réunions peuvent ne pas être clairement communiquées ou suivies d’actions concrètes, ce qui limite leur impact réel sur les opérations de l’entreprise.
La Méthode des Fonctions Déléguées d’Alain Cardon
Face aux défis persistants des réunions d’équipe de nombreux managers et dirigeants cherchent des approches innovantes pour améliorer la productivité et l’efficacité de ces rencontres cruciales. C’est là qu’intervient la méthode des Fonctions Déléguées, développée par Alain Cardon, un expert renommé en coaching professionnel.
La méthode des Fonctions Déléguées repose sur le principe selon lequel chaque participant à une réunion d’équipe se voit attribuer une fonction spécifique, ce qui favorise l’implication de tous et maximise l’efficacité de la réunion. Plutôt que de laisser une seule personne assumer la responsabilité de la gestion de la réunion, cette approche répartit les tâches et les responsabilités entre tous les participants, créant ainsi un sentiment de propriété collective et de collaboration.
Les Fonctions Déléguées définies par Alain Cardon comprennent des rôles clés listés ci-dessous. Chaque fonction a un objectif spécifique et contribue à garantir le bon déroulement de la réunion en favorisant la gestion du temps, le respect du cadre, l’équité dans la prise de parole, la transformation des décisions en actions concrètes et la gestion des interactions interpersonnelles au sein de l’équipe.
Le Participant : Premier rôle délégué à chaque membre de l’équipe. Chaque personne dans la salle, leader compris, est participant parce qu’il peut et doit apporter son point de vue personnel dans chaque débat.
Le Leader ou le Gardien du Cadre : La seule fonction qui n’est pas déléguée est celle du leader d’équipe, celle du décisionnaire. Il reste responsable des décisions prises – ou non – par son équipe et chacun de ses membres.
Le Facilitateur ou Le Gardien de la Parole : Cette fonction consiste à faciliter la participation de chacun en veillant à ce que personne ne monopolise la parole en encourageant les contributions de tous les membres de l’équipe. Il assure le management de l’énergie de l’équipe lors des réunions. Il est maître de l’ordre du jour. Il s’assure que les interfaces entre les participants sont fluides, que les interruptions restent limitées, que chacun trouve et garde sa « juste place ». Il doit aussi assumer son propre rôle de participant sans toutefois trop s’impliquer dans le contenu au point d’en faire plus que les autres.
Le Pousse-décisions ou le Gardien de l’Action : Il s’assure que l’ensemble de l’équipe reste centré sur sa fonction première : celle de prendre des décisions. Il est responsable de la transformation des décisions en actions concrètes. Cette personne s’assure que chaque point discuté aboutisse à des plans d’action clairs, avec des responsables et des échéances définies, soumis à validation implicite du leader.
Le Cadenceur ou le Gardien du Temps : Cette personne est chargée de veiller à ce que la réunion respecte le planning établi. Elle intervient pour rappeler aux participants les échéances et les temps impartis à chaque sujet abordé. Il aide l’équipe à garder sa cadence dans chacune des séquences de temps de travail qu’elle s’alloue. Le temps de réunion appartient à l’équipe, c’est donc à elle de bien le gérer. Le cadenceur n’est en fait qu’une horloge parlante qui rappelle la responsabilité de gestion de temps aux participants sans jamais être plus responsable qu’un autre de la bonne tenue des délais.
Le Coach conseil ou le Gardien de la Méta-communication : Chargé de détecter et de gérer les tensions ou les non-dits au sein de l’équipe, ce gardien favorise un climat de confiance et de transparence propice à une communication efficace. Cette fonction de « coach de réunion » apparaît à la fin de la réunion pour donner à chacun des membres de l’équipe des pistes d’amélioration et de développement, issues du comportement perçu lors de la réunion.
La méthode des Fonctions Déléguées offre de nombreux avantages pour les réunions d’équipe, notamment une meilleure gestion du temps, une participation plus équilibrée, une focalisation sur les objectifs et les actions concrètes, et une résolution proactive des conflits ou des tensions interpersonnelles. En attribuant à chaque participant un rôle spécifique, cette approche favorise un climat de collaboration, de responsabilisation et d’engagement, ce qui se traduit par des réunions plus productives et plus satisfaisantes pour tous les membres de l’équipe.
Mettre en Pratique les Fonctions Déléguées
Maintenant que nous avons exploré les principes et les avantages de la méthode des Fonctions Déléguées d’Alain Cardon, il est temps d’examiner comment mettre en pratique cette approche innovante pour transformer vos réunions d’équipe.
Sensibilisation et Formation : La première étape pour mettre en œuvre les Fonctions Déléguées est de sensibiliser les membres de l’équipe à cette approche et de clarifier les attentes associées à chaque fonction. Organisez une session de sensibilisation où vous expliquez les principes fondamentaux de la méthode et discutez des avantages potentiels pour l’efficacité des réunions d’équipe. Assurez-vous que tous les participants comprennent leur rôle et leurs responsabilités dans le cadre de cette approche, et fournissez éventuellement une formation supplémentaire pour développer les compétences nécessaires pour remplir efficacement leur fonction.
Mise en Place des Fonctions : Lors de chaque réunion d’équipe, attribuez à chaque participant une fonction spécifique en fonction de ses compétences, de son expérience et de ses préférences. Assurez-vous que chaque fonction est clairement définie et acceptée par tous les membres de l’équipe, et encouragez une rotation régulière des rôles pour favoriser l’implication et l’apprentissage continu. Veillez à ce que les participants se sentent à l’aise dans leur fonction et qu’ils disposent des outils nécessaires pour remplir efficacement leur rôle.
Facilitation et Feedback : Pendant la réunion, assurez-vous que les fonctions déléguées sont respectées et que chaque participant contribue activement à la dynamique de la réunion. Facilitez les échanges en veillant à ce que chacun ait l’opportunité de s’exprimer et en encourageant la collaboration et la prise de décision collective. Après la réunion, prenez le temps de recueillir des feedbacks auprès des participants pour évaluer l’efficacité de la méthode des Fonctions Déléguées et identifier les domaines d’amélioration potentiels.
Suivi et Amélioration Continue : Enfin, assurez-vous de suivre régulièrement l’application de la méthode des Fonctions Déléguées et de rechercher des opportunités d’amélioration continue. Identifiez les succès et les défis rencontrés lors de chaque réunion et ajustez votre approche en conséquence. Impliquez activement les membres de l’équipe dans le processus d’amélioration en les encourageant à partager leurs idées et leurs suggestions pour optimiser l’efficacité des réunions.
En mettant en pratique la méthode des Fonctions Déléguées dans vos réunions d’équipe, vous pouvez transformer radicalement la dynamique de ces rencontres cruciales et favoriser une collaboration plus efficace, une prise de décision plus éclairée et des résultats plus tangibles pour votre organisation. Vous ressentirez également un certain plaisir à alléger votre charge mentale en déléguant chacun des fonctions qu’un leader peut endosser naturellement par défaut.
Pour mettre en œuvre cette méthode avec succès, nous vous conseillons de vous faire accompagner par un coach d’équipe qui observera les dynamiques de groupes et permettra à votre équipe de gagner rapidement en autonomie. En effet il peut être bénéfique pour familiariser les participants avec le concept et les aider à développer les compétences nécessaires pour remplir efficacement leur rôle, notamment celui de Coach conseil qui requiert de développer une posture particulière pour donner des feedbacks de façon constructive et pour réguler les tensions.
En conclusion, les Fonctions Déléguées d’Alain Cardon offrent un cadre précieux pour améliorer la qualité et l’efficacité des réunions d’équipe. En adoptant cette approche, les managers et dirigeants peuvent transformer leurs réunions en des moments de collaboration dynamique et de prise de décision efficace, contribuant ainsi à la réussite globale de leur organisation.